Entreprises : conseils pour mieux gérer l’envoi de vos colis

Pratiquement toutes les entreprises sont concernées par l’envoi de produits, qu’ils soient destinés à des particuliers ou des professionnels. Une mauvaise gestion des envois peut avoir des conséquences néfastes sur l’image de marque de l’entreprise, mais également sur le chiffre d’affaires. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pour gérer cette activité de manière efficace. 

Quel type d’emballages choisir pour ses envois de colis ?  

En tant que professionnel, vous avez la chance d’avoir tout un panel de packaging pour envoyer vos produits. Comme vous pouvez le voir avec BBA le fournisseur d’emballages, de nombreuses solutions existent pour répondre à vos besoins d’entreprise, que cela concerne les cartons et pochettes d’expédition, les calages, les rubans adhésifs, les étiquettes…

En ce qui concerne l’emballage externe et interne, mais aussi son système de fermeture, le choix doit être fait avec soin. Il est nécessaire que cela soit adapté aux caractéristiques du ou des produits transportés, tant au niveau de la dimension que de la protection. Le but est évidemment d’éviter de vous mettre en difficulté avec les situations suivantes : 

  • la casse d’objets, par une protection insuffisante ;
  • la perte de produits, par un colis endommagé ;
  • le coût d’expédition trop élevé, par un emballage trop grand ou trop performant pour l’usage.

Pour vous éviter ces désagréments, vous devez donc prendre en compte plusieurs critères pour sélectionner les cartons et pochettes d’expédition. Tout d’abord, le format doit se rapprocher le plus possible des dimensions du produit expédié. Si vous optez pour un carton trop grand, vous serez obligé de multiplier les produits de calage pour assurer sa protection. Ce n’est bon ni pour votre business, ni pour la planète.

L’épaisseur du carton ou de la pochette a aussi une importance capitale pour assurer que l’envoi parvienne à destination et en bon état. Vous devez donc prendre en compte la manière dont le colis va être transporté et manutentionné, mais également le poids des produits, pour sélectionner la bonne épaisseur. Par exemple, pour les cartons, il existe des modèles à simple cannelure, double cannelure ou même triple cannelure. 

Pour finir sur le choix des colis, et même si cela n’a pas un impact sur la protection de ces derniers, vous devez prendre en considération la notion de respect de l’environnement. À l’heure actuelle, de plus en plus de clients sont soucieux de leur empreinte carbone. Sachez que cela n’est pas incompatible avec votre chiffre d’affaires. Par exemple, vous pouvez envisager le regroupement de produits en un seul envoi. Vous pouvez aussi choisir des matériaux recyclables ou recyclés. 

Comment assurer l’inviolabilité des colis lors du transport ?  

Plus vous préparez l’emballage des produits et plus vous vous assurez qu’ils arrivent à bon port. Le choix de l’emballage et la protection intérieure en font partie et nous l’avons évoqué dans la rubrique précédente. Maintenant, il existe des solutions complémentaires pour garantir l’inviolabilité des colis, notamment si les produits ont de la valeur.

Ainsi, en plus de choisir un emballage résistant, vous pouvez sceller les colis avec un ruban adhésif indéchirable. Il vous suffit d’appliquer un adhésif armé, fabriqué en fibre de verre. Pour l’ouvrir, cela implique d’avoir recours à un objet tranchant. L’autre option est de ne pas lésiner sur l’utilisation de ruban adhésif, sans pour autant tomber dans l’excès. N’oubliez pas l’aspect économique et écologique. 

Par ailleurs, il existe des étiquettes sécurisées. Vous pouvez particulièrement entourer le carton avec une étiquette indiquant la mention « fragile », « alimentaire » ou « ne rien stocker dessus ». Ainsi, suivant l’endroit où vous le positionnez, cela vous permettra d’apporter une indication importante pour la manutention, tout en garantissant l’intégrité du colis. 

Comment satisfaire la clientèle avec l’envoi des colis ?

La satisfaction client est un point vital pour n’importe quelle entreprise. Si vous effectuez régulièrement des envois de produits, il est important de soigner la préparation des commandes et l’expédition. De cette manière, vous éviterez le remboursement au client et vous le fidéliserez. Pour cela, il est nécessaire d’être vigilant à plusieurs étapes du processus. 

Pour une société, il est rare de gérer l’envoi de colis jusqu’à la porte du client. Dans la majorité des cas, l’entreprise fait appel à un sous-traitant pour le transporteur. Pour la clientèle, cette sous-traitance fait partie intégrante de vos services. Ainsi, si la livraison ne se passe pas dans de bonnes conditions, c’est vous qui serez pénalisé, par de mauvais avis postés sur internet. Vous devez donc prêter une grande attention au choix du transporteur.

De votre côté, vous devez travailler le plus rapidement possible, tout en étant réellement efficace. Cela implique d’être réactif dès la commande validée. Il convient d’anticiper si vous avez des périodes connues pour avoir une surcharge de travail (Noël, rentrée scolaire…) afin de répondre à la demande. Si la charge est importante toute l’année, il est possible d’automatiser certaines tâches récurrentes, comme la préparation des étiquettes d’envoi. D’ailleurs, vous devez être vigilant pour ne pas commettre d’erreur sur l’étiquetage, ce qui pourrait induire la perte ou le retard d’acheminement de certains colis.  

Enfin, faites en sorte de pouvoir informer la clientèle à tout moment. Cela passe par une transparence des tarifs appliqués pour vos livraisons, mais également un suivi de colis disponible en ligne, avec la possibilité de reprogrammer la livraison en cas de besoin. Faites également en sorte d’avoir un service client réactif, avec pourquoi pas la mise en place d’un chatbot, afin de répondre automatiquement à des demandes qui ne nécessitent pas votre intervention directe. 

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