Comment choisir sa solution de gestion de contrat ?

La gestion des contrats est un élément essentiel de la vie de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Les logiciels de gestion de contrat ou CLM (contract lifecycle management en anglais) sont des systèmes automatisés qui facilitent grandement la gestion de contrat et qui peuvent améliorer nettement la productivité de l’entreprise. Comment choisir le système de gestion du cycle de vie de contrats le plus adapté aux particularités de votre entreprise ?

Une bibliothèque de contrats centralisée

Une bonne solution de gestion de contrats devrait permettre d’effectuer une recherche avancée des contrats. Privilégiez donc des solutions CLM comme la contrathèque Leeway qui offre une structure en dossiers et des filtres puissants permettant de trouver un contrat selon son type, sa date de signature, des métadonnées ou d’autres caractéristiques clés.

Votre référentiel central de contrats devrait également permettre une mise à jour de l’information en temps réel, un suivi automatisé, un partage immédiat aux personnes impliquées et un accès à l’information optimal pour des recherches en cas de besoin.

Une intégration facile

La valeur d’un système de gestion du cycle de vie des contrats est déterminée par sa facilité d’intégration aux applications et services existants de l’entreprise. Avec un logiciel de gestion des contrats intégré, les différentes équipes de l’entreprise comme le service commercial par exemple, pourront créer des contrats encore plus précisément et plus rapidement. Un tel système peut donner naissance à une connectivité optimale au sein de l’entreprise. La communication entre les différents services pourra être réduite et plus efficace. Avec des solutions CLM et CRM intégrées, des éléments comme les autorisations, les données contractuelles et les signatures seront automatiquement disponibles pour ceux qui en auront besoin.

Un workflow paramétrable

Certaines solutions de gestion permettent d’uniformiser la création et la révision des contrats en des workflows paramétrables et flexibles. Les processus manuels sont ainsi réduits, ce qui réduit également les erreurs, notamment grâce aux modèles de contrats préapprouvés. Avec de tels workflows, même les utilisateurs non techniques peuvent concevoir et automatiser toutes sortes de processus contractuels.

Un workflow contractuel peut par ailleurs intégrer un ensemble de clauses juridiques avec un langage juridique préapprouvé, grâce auquel les utilisateurs pourront insérer des clauses alternatives dans le respect de la conformité.

Quels sont vos besoins et ceux de vos clients ?

Le choix d’une solution de gestion de contrat adaptée ne devrait se faire qu’en impliquant autant que possible les clients et les équipes. Leurs avis, commentaires, besoins et attentes sont un élément remarquablement important de l’expérience contractuelle.

Assurez-vous donc d’organiser la conversation autour de questions essentielles comme les moyens d’optimiser le suivi des échéances ou de libérer plus de temps aux équipes juridiques et de donner de l’autonomie aux opérationnels. Intéressez-vous également à la centralisation des ressources contractuelles et à l’utilisation d’indicateurs fiables dans le pilotage de l’activité contractuelle.

Le budget

Pour examiner la question du budget en ce qui concerne l’intégration de votre solution de gestion de contrat, vous devrez songer non seulement au coût du logiciel choisi, mais aussi au retour sur investissement.

  • Calculez le coût de vos contrats en déterminant les ressources matérielles et humaines requises pour produire vos contrats ;
  • Définissez le ratio de vos contrats litigieux (contrats litigieux/total des contrats) et déterminez le montant des pertes financières entraînées ;
  • Déterminez votre retour sur investissement en utilisant les indicateurs clés de performance.

Profitez d’une démonstration

La plupart des solutions de gestion de contrat vous permettront d’accéder à une démonstration personnalisée. Vous pourrez ainsi effectuer une visite guidée de l’interface et découvrir le logiciel, ses atouts et sa facilité d’utilisation. Impliquez les membres de votre équipe dans ce parcours de découverte, notez vos remarques et vos questions. À l’issue de la démonstration, vous aurez peut-être droit à une période d’essai gratuite qui vous donnera l’occasion d’utiliser votre solution de gestion en conditions réelles.

Quelques autres questions à se poser

Avant de vous décider pour une solution de gestion de contrat, intéressez-vous aux questions suivantes :

  • La sécurité des données et la conformité au RGPD ;
  • La connexion à une solution de signature électronique ;
  • L’existence d’un accompagnement de prise en main ;
  • Les restrictions d’accès ;
  • La tarification en fonction du volume de données et du nombre d’utilisateurs.
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